Särskilda åtgärder relaterade till inställt ÖST 2020 pga Covid-19
Senast uppdaterad 2020-04-13

• Alla deltagare anmälda till ÖST 2020 får 30% rabatt på ordinarie startavgift till ÖST 2021 (17-18 april). Du som var anmäld i år kommer att få en rabattkod och möjlighet att anmäla dig innan anmälan öppnar officiellt i slutet av oktober 2020.
• Inköpta muggar, tröjor och kepsar är nu skickade och på väg till er. 
• Gripenserien: Än så länge är Green Run och Charity trail inte inställda och Gripenserien fortsätter.
• Målet är att genomföra ÖST 2021 (17-18 april) och att vår verksamhet överlever.

Varför kan man inte få startavgiften tillbaka?
Det tar 1,5 år att planera ett ”ÖST”. Vi fick ställa in evenemanget mindre än fem veckor innan startskottet och den största delen av omsättningen är förbrukad i form av fasta kostnader som hyra, löner, skatter och avgifter till myndigheter men även för bokade leverantörer, marknadsföring och inköpt material etc.. ÖST är pågående för oss som arrangör långt utöver de två dagar som evenemanget blir verklighet. Våra allmänna villkor stipulerar: ”Österlen Spring Trail-organisationen har rätt att ställa in hela evenemanget eller någon del av tävlingen om deltagarnas liv och säkerhet bedöms att stå på spel, eller vid så kallad Force Majeur. Detta utan någon ersättning eller återbetalning till deltagarna och de tävlande.”
Det är självklart ingen bra situation för någon och det finns ingen rättvisa i detta. Vi har försökt att hitta en mindre dålig lösning men det går helt enkelt inte.
Det är också tufft för våra leverantörer, allt gick inte att boka av för oss så nära som fem veckor innan startskottet. Alla är drabbade på bred front av det som nu händer omkring oss med Coronaviruset. 
​
Vi beklagar verkligen för detta och vi förstår er besvikelse. 

ÖST ALLMÄNNA VILKOR

​Nedan finns beslut från Sveriges regering, Folkhälsomyndigheten och Polismyndigheten angående Covid-19 och evenemang.
​
Regeringens beslut - Förordning om förbud mot att hålla allmänna sammankomster och offentliga tillställningar 

Folkhälsomyndighetens förslag till regeringen - Länk
​
Polisen om  - Begränsade möjligheter till allmänna sammankomster och tillställningar - Länk 
​
WHO om Covid-19 - länk

Special measures related to the cancellation of ÖST 2020

Last update: 2020-04-13

• All participants in ÖST 2020 get 30% discount and prior entry spot to ÖST 2021 (17-18 april). You will get a voucher via e-post as well as the possibility to register before the official registrations opens in the end of October.
• If you have ordered a cup, a cap or a t-shirt those will be send to you by post.
• Gripenserien: The Gripenserien continues so long Green Rund and Charity Trail are not canceled.
• Our goal is to organise ÖST 2021 and that our organisation survives the crisis.

Why cannot we refund you?

It takes about 1,5 year to organise one ”ÖST”. We had to cancel the event five weeks prior start and most of the turnover has been spent in form of rent, salaries, taxes, pre booked suppliers, marketing, material and so on. Our terms & conditions reserves us the right to cancel the race in case of Force Majeure without any obligations to refund the participants, when the life or safety of the participants is deemed to be at stake. This is of course not a preferable or fair solution to any of us. We have tried to find a less worse alternative but it simply doesn’t work. It’s also a tough time for our suppliers. We had no possibility to cancel our orders just five weeks before the race. Everyone is sadly affected by the Coronavirus crisis in a broad manner.

We are deeply sorry for this and we understand your disappointment.

ÖST term & conditions

Below are decisions from the Swedish government, the Swedish Public Health Authority and the Swedish Police Authority regarding the Covid-19 and events.

Swedish government - Förordning om förbud mot att hålla allmänna sammankomster och offentliga tillställningar 

Swedish Public Health Authority - link
​
Swedish Police Authority  - Begränsade möjligheter till allmänna sammankomster och tillställningar - Länk 
​
WHO about Covid-19 - link

---

Senaste info Coronavirus 2020-03-12. 17h45
​
Det är väldigt tråkigt för alla inblandade, deltagarna, sponsorerna, leverantörer och alla som gör Österlen Spring Trail till ett unikt evenemang. Vi har gjort allt vi kunde men pga beslut från myndigheter gällande det nya Coronaviruset, har vi tyvärr blivit tvungna att ställa in ÖST 2020, information finns på ÖST hemsida och sociala medier. 
Vi blickar nu mot 17-18 april 2021. Du som var anmäld i år får förtur inför ÖST 2021. Vi har övervägt möjligheten att skjuta upp ÖST men tidsomfånget för att planera och få ihop pusselbitarna för ett ÖST är 1,5år. Vi är stolta över att erbjuda den här typen av trail-event i en sådan unik och känslig natur, men det medför långa handläggningstider hos myndigheter. En kortare framskjutning av ÖST är helt enkelt inte möjlig. Vi behöver tid innan vi kan delge ny information vad som nu gäller och ge svar på de frågor som uppstår.
Det är en tung dag och vi behöver ert stöd och förståelse för situationen. 

Det är självklart en unik, märklig och svår situation. Vi har inom vår organisation som består av mig och Petter agerat tidigt kring situationen och den 27:e februari införde vi ett officiellt dokument om hur vi följer situationen kring epidemin av Coronaviruset. 
Som arrangör är man inte bara ansvarig för sina deltagare men också för konsekvenserna av evenemanget på samhället, på miljön, sina anställda, funktionärer, markägarna, trafikanter mm. Man måste dessutom visa hänsyn för de instanser som ansvarar för till exempel de naturreservat och nationalparker loppet passerar. 

Vi har ett särskilt hjärta för att få ut alla på stigarna, vissa av dessa är känsligare för viruset. För oss innebar det att tidigt ta ställning och agera med kraft i samband med detta. Vi vill utöver myndigheters krav, minska risken för smittspridning och den belastning den medför på samhället.
Fredag 6:e mars utförde vi ett dokument angående olika scenario. Ett scenario där vi arrangerar loppet men med omfattande åtgärder och en scenario där myndigheterna förbjuder evenemanget. Måndag 9:e mars meddelade vi alla deltagare angående våra åtgärder för att minska risker för spridning. Vi har analyserat alla riskzoner och tagit åtgärder för varje riskzon. Till exempel tog vi beslut att ställa in premiären för den Nordiska Öppna Joelette mästerskapet (som består av en känslig målgrupp) men också att skicka nummerlapparna via posten istället av att ha onödig köbildning och folksamling inomhus eller i tältet vid tävlingsdagen.
Onsdag 11:e mars kl.20.15 kom beskedet att myndigheterna förbjuder sammankomst med 500 personer och uppåt.

Alla inblandade behöver veta och planera så snart som möjligt.  Det har varit några sömnlösa nätter och mycket stress här.

Torsdag 12:e mars. Krismöte. Dialog med polisen. Kl 15.45 beslut om att ställa in Österlen Spring Trail 2020.

Vi är kanske Sveriges minsta eventbolag. Min kollega och jag är anställd i företaget och arbetar 50% och det är passion som driver oss. Vi brinner för sporten och vi anstränger oss mycket för att göra allt rätt. Vi har nu över fem år av erfarenhet av att söka tillstånd för att kunna erbjuda ett unikt traillop som passerar nio naturreservat och en nationalpark. 
​
Coronaviruset kommer oavsett att slå hårt på verksamheten men vi är inte ensamma i det läget. 

Senaste info Coronavirus 2020-03-09

Det är mindre än sex veckor kvar till den 6:e Österlen Spring Trail!
Vi är mer motiverade än någonsin och planerar med fullt pådrag för att årets upplaga ska bli den bästa hittills! Stigarna ser fina ut, det är till och med lite grönt på sina håll.
Här följer lite information:

• Deadline 15:e mars kl 24.00 för att ändra uppgifter på sin anmälan (inkl sälja, ge bort platsen). Logga in på ditt konto hos Sportstiming för att kontroller dina uppgifter.
• Info åtgärder Coronavirus. Vi följer situationen noga och planerar enligt information från myndigheter och utvecklingen i andra europeiska länder. Därför tog vi följande beslut: Ingen nummerlappsutdelning i Runners Store i Malmö som tidigare planerat. För att undvika onödiga folksamlingar inomhus och minska risker för smittspridning kommer din nummerlapp att skickas till den adress du angav när du anmälde dig. Om den ändrats sedan dess, se nedan*. Självklart håller kansliet öppet under tävlingsdagarna med möjlighet att efteranmäla sig (i mån av plats). Exceptionellt för 2020, en dyr men nödvändigt åtgärd. 
• *Håll utkik i e-brevlådan. Sportstiming kommer att skicka en epost till alla anmälda med direkt länk till var du kan fylla i eller ändra adressen som nummerlappen ska skickas till.

Har du ingen inloggning, har du blivit bjuden till att delta eller har inte möjlighet att ta emot nummerlappen via vanlig post? LUGNT! Det fixar sig :) . Maila oss med ditt namn och efternamn och den distans du är anmäld till samt: 
- Din adress om du vill få nummerlappen hemskickad. 
- Eller meddela oss om du vill eller endast kan hämta på tävlingsdagen.

• "Nordiska Joelette öppna mästerskap" ställs in och återkommer under ÖST 2021. Flera utländska lag har ställt in sin resa pga Coronavirus utbrottet. ”Kaptenerna” är en känslig och extra utsatt målgrupp därför har vi tillsammans med Glädjeknuff Skåne tagit beslut om att ställa in. Om omständigheterna tillåter det kommer förhoppningsvis några joeletter till start i år.

• Tyvärr visade det sig att intresset för busstransport från och till Malmö var för lågt. Därför ordnas ingen arrangerad busstransport mellan Malmö/Christinehof. Samåkning rekommenderas.

Mer gällande Coronaviruset: Vår ambition är att införa åtgärder för att minimera riskerna för smittspridning kring känsliga område som vätskekontroller, folksamlingar, medaljutdelning, köbildning m.m.. Vi följer rekommendationer och planen är att göra mer än så. Vår uppmaning är att alla, efter egen förmåga, väljer att ta ansvar för att minska risker för smittspridning.


Vi är positiva och har planerat enligt omständigheterna för att kunna erbjuda en fantastiskt ÖST 2020! ​
.

---

Last news Coronavirus 2020-03-12. 17h45

It is a very sad day for everyone involved. We have done everything we can, but because of decisions from the Swedish government and authorities regarding the new Coronavirus, we have to cancel ÖST 2020. Information is available at ÖST website and social media. We now look forward to 17-18th april of 2021. Being registered to ÖST 2020 will give you a priority to register for ÖST 2021. We have considered to postpone ÖST, but the time span to organize all pieces for one ÖST is 1,5 year. We are proud to offer this type of trail-event in such a unique and sensitive nature, however this entails long processing times with the authorities. To postpone in the near future is just not possible. 
We need time before we can give you more informations about what is going on and answer all your questions. It is a tough day and we need your support and understanding for the situation.

It is of course a very unique, complex and difficult situation. Our organisation (my colleague and I) have taken responsibility early on and as soon as the situation escalated in Italy. On februari 27th we produced a document about how we will follow the situation around the epidemic of the new Coronavirus and that we must act accordingly.

As a race organizer and race director one is not only responsible of the participants but also of the consequences of the event on the local society, on the environment, our employees, our volunteers, the land owners, the road traffic and so on. And of course we must follow the regulations from the authorities giving us permits to run in the nature reserves and nationalpark the course passes through.

We love to open the trails to everyone even disable people and kids. Some of them are mores sensitive to viruses. With this in mind we decided to take action early on.

Friday 6th march we produced a document stating different scenarios. One scenario where the race takes place but with proper precautions and one scenario where the authorities stops the event to take place. 
On Monday 9th we sent a newsletter to all participants about the precautions to reduce the risks of spreading the virus. We have analysed each risky zone and taken action for each one. For example we canceled the ”Nordic Open Joelette Championship” (sensitive group) but we also took decision to send all bibs by mail in order to avoid queues and gathering indoors or under the race tent.


Wednesday 11th 20h15 comes the information from the authorities to forbid every events from at least 500 participants. 


Everyone involved in ÖST 2020 need to plan as soon as possible. It has been a few sleepless nights and a lot of stress.

Thursday 12th. Crisis meeting. Contact with the police. 15h45 decision to cancel Österlen Spring Trail 2020 is taken.

We are maybe Sweden’s tiniest event company. My colleague and I are employed 50% and it is passion that drives us. We love the sport and we are always trying to do our best and according to our values. We have now over five years of experience to deal with the authorities and all the permits needed to offer a unique trail running course within nine nature reserves and one national park.

The Coronavirus is coming to have a significant impact on our activities but we will not be alone in this case.

Last news Coronavirus 2020-03-09

It is less than six weeks until the 6th Österlen Spring Trail!
We are very motivated and we are planing to make this sixth edition the best of all! The trails are looking wonderful and spring is in the air with the first flowers and greens appearing there and then.
Please read the following informations carefully:

• Deadline 15th mars 24.00 to change or update your informations. Log in to your Sportstiming's account and make the changes there.
• Because of the Coronavirus epidemic we are making important changes. Especially regarding the bib distribution. We take the following decision: No bib distribution in Runners Store in Malmö. To avoid unnecessary indoor gatherings all bibs will be sent by normal post to the adress you have registered when you applied.  If you have changed adress since then see below*. Of course we will keep our "office" open during the event with the possibility to late register for the race (if there is any places left). These are exceptional measures for this year only.
• *Please keep an eye to your emails during the coming days. Sportstiming will send a newsletter with a direct link to where you can check and eventually change your adress so we can send you the bib.                                                         Have you lost your logins, have been invited to the race or just cannot receive the bib for some reasons? NO WORRIES! We will fix it! Send us an email with your name, surname and the distance you have applied to as well as:                     
• - The correct adress we should send the bib to.                                                          
• -  Or If you prefer to fetch your bib on race day at our "office" in the arena.
• The Nordic Open Joelette Championship is postponed to 2021. A decision taken together with Glädjeknuff association. Because of the Coronavirus and the restrictions in France and Italy many of the foreign teams have canceled. The "captains" participating in the event is a sensitive group and it is safer for them to cancel this year's Open Joelette championship. It is though possible that few regional teams show up this year.
• Unfortunately the interest for busses to and from Malmö was so low that we can't offer this convenience. So there will not be any busses to or from Malmö. Please plan in accordance and try to travel together with other participants.

More about the new Coronavirus: Our ambition is to minimize the risks of transmission as much as possible around the "sensitive" areas like the pit stops, the gatherings, the medals distribution, the queues and so on... We are following recommendations from the authorities but we also try to be proactive. We are asking every participants to take their responsibility to minimize the risks of spreading and contamination.  

We are after all very positive and are planing according to the situation in order to deliver a fantastic ÖST 2020!