Särskilda åtgärder relaterade till inställt ÖST 2020 pga Covid-19
Senast uppdaterad 2020-04-13
Varför kan man inte få startavgiften tillbaka? Det tar 1,5 år att planera ett ”ÖST”. Vi fick ställa in evenemanget mindre än fem veckor innan startskottet och den största delen av omsättningen är förbrukad i form av fasta kostnader som hyra, löner, skatter och avgifter till myndigheter men även för bokade leverantörer, marknadsföring och inköpt material etc.. ÖST är pågående för oss som arrangör långt utöver de två dagar som evenemanget blir verklighet. Våra allmänna villkor stipulerar: ”Österlen Spring Trail-organisationen har rätt att ställa in hela evenemanget eller någon del av tävlingen om deltagarnas liv och säkerhet bedöms att stå på spel, eller vid så kallad Force Majeur. Detta utan någon ersättning eller återbetalning till deltagarna och de tävlande.” Det är självklart ingen bra situation för någon och det finns ingen rättvisa i detta. Vi har försökt att hitta en mindre dålig lösning men det går helt enkelt inte. Det är också tufft för våra leverantörer, allt gick inte att boka av för oss så nära som fem veckor innan startskottet. Alla är drabbade på bred front av det som nu händer omkring oss med Coronaviruset. Vi beklagar verkligen för detta och vi förstår er besvikelse. Nedan finns beslut från Sveriges regering, Folkhälsomyndigheten och Polismyndigheten angående Covid-19 och evenemang.
Regeringens beslut - Förordning om förbud mot att hålla allmänna sammankomster och offentliga tillställningar Folkhälsomyndighetens förslag till regeringen - Länk Polisen om - Begränsade möjligheter till allmänna sammankomster och tillställningar - Länk WHO om Covid-19 - länk |
Special measures related to the cancellation of ÖST 2020
Last update: 2020-04-13
Why cannot we refund you? It takes about 1,5 year to organise one ”ÖST”. We had to cancel the event five weeks prior start and most of the turnover has been spent in form of rent, salaries, taxes, pre booked suppliers, marketing, material and so on. Our terms & conditions reserves us the right to cancel the race in case of Force Majeure without any obligations to refund the participants, when the life or safety of the participants is deemed to be at stake. This is of course not a preferable or fair solution to any of us. We have tried to find a less worse alternative but it simply doesn’t work. It’s also a tough time for our suppliers. We had no possibility to cancel our orders just five weeks before the race. Everyone is sadly affected by the Coronavirus crisis in a broad manner. We are deeply sorry for this and we understand your disappointment. Below are decisions from the Swedish government, the Swedish Public Health Authority and the Swedish Police Authority regarding the Covid-19 and events. Swedish government - Förordning om förbud mot att hålla allmänna sammankomster och offentliga tillställningar Swedish Public Health Authority - link Swedish Police Authority - Begränsade möjligheter till allmänna sammankomster och tillställningar - Länk WHO about Covid-19 - link |
Senaste info Coronavirus 2020-03-12. 17h45
Det är väldigt tråkigt för alla inblandade, deltagarna, sponsorerna, leverantörer och alla som gör Österlen Spring Trail till ett unikt evenemang. Vi har gjort allt vi kunde men pga beslut från myndigheter gällande det nya Coronaviruset, har vi tyvärr blivit tvungna att ställa in ÖST 2020, information finns på ÖST hemsida och sociala medier. Vi blickar nu mot 17-18 april 2021. Du som var anmäld i år får förtur inför ÖST 2021. Vi har övervägt möjligheten att skjuta upp ÖST men tidsomfånget för att planera och få ihop pusselbitarna för ett ÖST är 1,5år. Vi är stolta över att erbjuda den här typen av trail-event i en sådan unik och känslig natur, men det medför långa handläggningstider hos myndigheter. En kortare framskjutning av ÖST är helt enkelt inte möjlig. Vi behöver tid innan vi kan delge ny information vad som nu gäller och ge svar på de frågor som uppstår. Det är en tung dag och vi behöver ert stöd och förståelse för situationen. Det är självklart en unik, märklig och svår situation. Vi har inom vår organisation som består av mig och Petter agerat tidigt kring situationen och den 27:e februari införde vi ett officiellt dokument om hur vi följer situationen kring epidemin av Coronaviruset. Som arrangör är man inte bara ansvarig för sina deltagare men också för konsekvenserna av evenemanget på samhället, på miljön, sina anställda, funktionärer, markägarna, trafikanter mm. Man måste dessutom visa hänsyn för de instanser som ansvarar för till exempel de naturreservat och nationalparker loppet passerar. Vi har ett särskilt hjärta för att få ut alla på stigarna, vissa av dessa är känsligare för viruset. För oss innebar det att tidigt ta ställning och agera med kraft i samband med detta. Vi vill utöver myndigheters krav, minska risken för smittspridning och den belastning den medför på samhället. Fredag 6:e mars utförde vi ett dokument angående olika scenario. Ett scenario där vi arrangerar loppet men med omfattande åtgärder och en scenario där myndigheterna förbjuder evenemanget. Måndag 9:e mars meddelade vi alla deltagare angående våra åtgärder för att minska risker för spridning. Vi har analyserat alla riskzoner och tagit åtgärder för varje riskzon. Till exempel tog vi beslut att ställa in premiären för den Nordiska Öppna Joelette mästerskapet (som består av en känslig målgrupp) men också att skicka nummerlapparna via posten istället av att ha onödig köbildning och folksamling inomhus eller i tältet vid tävlingsdagen. Onsdag 11:e mars kl.20.15 kom beskedet att myndigheterna förbjuder sammankomst med 500 personer och uppåt. Alla inblandade behöver veta och planera så snart som möjligt. Det har varit några sömnlösa nätter och mycket stress här. Torsdag 12:e mars. Krismöte. Dialog med polisen. Kl 15.45 beslut om att ställa in Österlen Spring Trail 2020. Vi är kanske Sveriges minsta eventbolag. Min kollega och jag är anställd i företaget och arbetar 50% och det är passion som driver oss. Vi brinner för sporten och vi anstränger oss mycket för att göra allt rätt. Vi har nu över fem år av erfarenhet av att söka tillstånd för att kunna erbjuda ett unikt traillop som passerar nio naturreservat och en nationalpark. Coronaviruset kommer oavsett att slå hårt på verksamheten men vi är inte ensamma i det läget. Senaste info Coronavirus 2020-03-09
Det är mindre än sex veckor kvar till den 6:e Österlen Spring Trail!
Vi är mer motiverade än någonsin och planerar med fullt pådrag för att årets upplaga ska bli den bästa hittills! Stigarna ser fina ut, det är till och med lite grönt på sina håll. Här följer lite information:
- Din adress om du vill få nummerlappen hemskickad. - Eller meddela oss om du vill eller endast kan hämta på tävlingsdagen.
Vi är positiva och har planerat enligt omständigheterna för att kunna erbjuda en fantastiskt ÖST 2020! . |
|
Last news Coronavirus 2020-03-12. 17h45
It is a very sad day for everyone involved. We have done everything we can, but because of decisions from the Swedish government and authorities regarding the new Coronavirus, we have to cancel ÖST 2020. Information is available at ÖST website and social media. We now look forward to 17-18th april of 2021. Being registered to ÖST 2020 will give you a priority to register for ÖST 2021. We have considered to postpone ÖST, but the time span to organize all pieces for one ÖST is 1,5 year. We are proud to offer this type of trail-event in such a unique and sensitive nature, however this entails long processing times with the authorities. To postpone in the near future is just not possible. We need time before we can give you more informations about what is going on and answer all your questions. It is a tough day and we need your support and understanding for the situation. It is of course a very unique, complex and difficult situation. Our organisation (my colleague and I) have taken responsibility early on and as soon as the situation escalated in Italy. On februari 27th we produced a document about how we will follow the situation around the epidemic of the new Coronavirus and that we must act accordingly. As a race organizer and race director one is not only responsible of the participants but also of the consequences of the event on the local society, on the environment, our employees, our volunteers, the land owners, the road traffic and so on. And of course we must follow the regulations from the authorities giving us permits to run in the nature reserves and nationalpark the course passes through. We love to open the trails to everyone even disable people and kids. Some of them are mores sensitive to viruses. With this in mind we decided to take action early on. Friday 6th march we produced a document stating different scenarios. One scenario where the race takes place but with proper precautions and one scenario where the authorities stops the event to take place. On Monday 9th we sent a newsletter to all participants about the precautions to reduce the risks of spreading the virus. We have analysed each risky zone and taken action for each one. For example we canceled the ”Nordic Open Joelette Championship” (sensitive group) but we also took decision to send all bibs by mail in order to avoid queues and gathering indoors or under the race tent. Wednesday 11th 20h15 comes the information from the authorities to forbid every events from at least 500 participants. Everyone involved in ÖST 2020 need to plan as soon as possible. It has been a few sleepless nights and a lot of stress. Thursday 12th. Crisis meeting. Contact with the police. 15h45 decision to cancel Österlen Spring Trail 2020 is taken. We are maybe Sweden’s tiniest event company. My colleague and I are employed 50% and it is passion that drives us. We love the sport and we are always trying to do our best and according to our values. We have now over five years of experience to deal with the authorities and all the permits needed to offer a unique trail running course within nine nature reserves and one national park. The Coronavirus is coming to have a significant impact on our activities but we will not be alone in this case. Last news Coronavirus 2020-03-09
It is less than six weeks until the 6th Österlen Spring Trail!
We are very motivated and we are planing to make this sixth edition the best of all! The trails are looking wonderful and spring is in the air with the first flowers and greens appearing there and then. Please read the following informations carefully:
We are after all very positive and are planing according to the situation in order to deliver a fantastic ÖST 2020! |